Southern Health-Santé Sud a récemment reçu une reconnaissance de ‘pratique exemplaire’ de l’Organisation des normes en santé (HSO) pour son approche quant aux postes désignés bilingues – une approche standardisée, intégrée et collaborative. Une pratique exemplaire est une pratique réalisée par une organisation de soins de santé et/ou de services sociaux, qui a démontré un changement positif, qui est axée sur les personnes, qui est sécuritaire et efficace. HSO maintient une bibliothèque de pratiques exemplaires comme ressource de partage des connaissances en matière de pratiques innovatrices ayant été identifiées au moyen d’un processus d’évaluation rigoureux, puis partagées avec le public, les décideurs politiques et les organismes désireux d’améliorer la qualité des services de santé pour tous!
Ce-dessous est une petite histoire qui donne un aperçu dans le contexte de Southern Health-Santé Sud
Sophie attend impatiemment à côté du téléphone, espérant avoir des nouvelles de Southern Health-Santé Sud à propos d’un poste désigné bilingue qu’elle a postulé. L’entrevue s’est bien déroulée, mais elle n’est pas certaine d’avoir bien réussi la partie de l’entrevue qui visait à évaluer son français. Bien qu’elle ait fréquenté une école d’immersion française jusqu’en 8e année, Sophie savait qu’elle était rouillée et aurait aimé faire mieux.
Le téléphone sonne. Sophie prend une respiration, répond au téléphone et apprend qu’elle est la candidate retenue! On lui offre le poste, avec la condition qu’elle améliore son français. Au début, Sophie hésite un peu, ne sachant trop ce que ça veut dire, mais elle apprend vite qu’elle sera soutenue dans son apprentissage, pour lequel elle aura accès à des cours de français subventionnés. Son employeur l’aidera aussi à établir un plan d’autoperfectionnement pour atteindre la compétence visée en français.
Les processus intégrés sont essentiels
Southern Health-Santé Sud couvre plus de 27 025 km2, avec des zones éparpillées où la concentration de francophones est plus élevée. Le moyen le plus efficace d’offrir des services dans les deux langues officielles à ces endroits est de recruter et de sélectionner des candidats qualifiés pour les postes désignés bilingues. Southern Health-Santé Sud a plus 600 postes désignés bilingues (PDB).
Une approche intégrée du recrutement pour les PDB est essentielle pour que les processus soient uniformes. Le recrutement et la sélection pour les postes désignés sont effectués comme il est décrit dans les procédures de recrutement et de sélection de la région et dans les conventions collectives. Ces processus d’embauche comprennent des « points de contrôle », où l’on intègre des étapes particulières au recrutement et à l’embauche pour les PDB. Outre ces « points de contrôle », les responsables de l’embauche réseautent avec l’intention arrêtée de « battre les buissons », pour ainsi dire, en vue de trouver des candidats bilingues. Par exemple, les directeurs de programmes de Southern Health-Santé Sud sont en liaison constante avec les directeurs des établissements communautaires (situés dans les zones où la concentration de francophones est plus élevée), ce qui engendre des possibilités d’engagement avec les parties intéressées dans les communautés. Cette approche s’est révélée fructueuse pour sensibiliser, résultant à plusieurs reprises en recrutements réussis.
Après que les candidatures sont reçues, la compétence requise dans les deux langues officielles est étudiée dans le cadre du processus de tri des demandes. Lors de l’entrevue pour un PDB, la compétence est déterminée au moyen de l’évaluation de la compétence en français, qui est administrée par une personne compétente en français figurant dans la liste des évaluateurs approuvés.
Pour maintenir la prestation des services, si aucun candidat ne satisfait au critère de bilinguisme, les candidats qui satisfont à tous les autres critères peuvent être considérés pour un poste. Avant de le faire et pour veiller à ce qu’on ait bien fait tout ce qu’on pouvait pour pourvoir un PDB d’une personne bilingue, le responsable de l’embauche remplit une liste de vérification et l’envoie à l’unité des SLF pour lui donner la possibilité de proposer des approches différentes pour pourvoir le poste et de déterminer les prochaines mesures possibles à prendre. Les décisions sont prises en collaboration en visant « par-dessus tout, le bon sens », reconnaissant que les PDB doivent parfois être occupés par une personne qui ne satisfait pas au critère de bilinguisme, afin de répondre aux exigences de la région en matière de prestation de services.
C’est ce qui s’est passé pour Sophie. Le but étant de renforcer les capacités, les personnes qui n’ont pas la compétence linguistique exigée et qui sont embauchées sous réserve de conditions d’emploi reçoivent une lettre qui énonce clairement ces conditions. Comme moyen de satisfaire à ces conditions, on donne aux employés des possibilités de suivre des cours de français pour s’améliorer progressivement. Ils doivent établir un plan d’auto-perfectionnement avec l’appui de leur superviseur et ils sont évalués régulièrement, y compris dans le cadre du processus d’évaluation du rendement.
Contrôle et rapports – Freins et contrepoids
Dans les nombreuses phases du processus d’embauche pour les PDB, divers contrôles déclenchent l’entrée de données dans le système de paie centralisé de la région. Ces entrées produisent des rapports à toutes les deux semaines sur l’activité liée aux PDB. Le système de paie aide à faire un suivi de tous les PDB, est le dépositaire de toutes les évaluations de la compétence en français et, surtout, fournit un tableau de bord de données pour aider à comprendre la situation pour ce qui est du nombre de PDB occupés par un titulaire désigné. Des rapports sont générés et transmis aux différents établissements, programmes et services, servant de source précieuse d’information pour aider à guider l’élaboration de stratégies. Ce tableau de bord et les stratégies qui y sont associées sont communiqués chaque année au conseil d’administration de Southern Health-Santé Sud, ainsi qu’aux parties intéressées de la communauté, qui les étudient. Cette machine bien huilée, avec ses processus intégrés, ses mécanismes de suivi et ses rapports, est rendue possible par la collaboration entre les responsables de l’embauche, les services en langue française, les ressources humaines et la paie, et est la première en son genre dans la province.
Renforcer les capacités
Aujourd’hui, Sophie occupe son poste depuis plus de cinq ans. Ayant travaillé très fort pour améliorer sa compétence en français en étant fidèle à son plan d’auto-perfectionnement et à ses cours et grâce à son immersion dans un établissement désigné, elle a maintenant atteint la compétence voulue. Du point de vue de l’organisation, cette optique de renforcement des capacités est très utile pour l’aider à s’acquitter du mandat que la loi lui confère. À l’heure actuelle, presque 60 % des plus de 600 postes sont occupés par un titulaire bilingue; en outre, il y a une capacité bilingue au-delà des postes désignés bilingues que la région cherche à saisir.
Au bout du compte, nous savons que de bons résultats dépendent d’efforts de coopération. À Southern Health-Santé Sud, les services en langue française sont une responsabilité partagée dont la trame couvre l’ensemble de la région. Tout en faisant fond sur ses progrès antérieurs, la région s’est engagée à continuer de découvrir de nouvelles possibilités liées à ce qu’elle doit faire pour s’acquitter du mandat que la loi lui confère d’offrir des services en langue française.
Cela commence par l’offre active, soit accueillir nos clients avec « Hello-Bonjour » et un sourire : c’est aussi simple que ça!
